Tips Menghemat Waktu

Kita semua diberi waktu 24 jam setiap hari. Namun, mengapa beberapa orang lebih tertata dalam pelaksanaan tugas dan dapat melakukan lebih banyak hal daripada orang-orang lainnya?

Berikut ini beberapa tips praktis yang dapat diterapkan setiap hari untuk membantu Anda menghemat waktu agar memiliki waktu ekstra. Jadikan sebagai kebiasaan Anda.

1. Menjawab surat-surat dengan bijak
Alokasikan waktu setiap hari untuk menjawab semua korespondensi, e-mail, voice-mail, pesan-pesan, memo antar kantor, dll. Jika Anda butuh waktu lebih dari satu jam untuk membaca dan menjawab e-mail, Anda mengalami kegagalan “sistem”.

2. Lakukan panggilan telepon dengan bijak

• Lakukan dan selesaikan panggilan telepon pada waktu yang telah ditetapkan. Yang paling efektif adalah pukul 10.00–11.30 dan 14.00–16.00. Apabila orang yang Anda hubungi tidak ada di tempat, buatlah janji temu yang pasti, atau tinggalkanlah pesan yang jelas.
• Beri tahu semua pihak yang berkepentingan dengan Anda bahwa Anda hanya menerima panggilan telepon pada jam-jam tertentu selama hari kerja. Panggilan di luar jam itu akan ditangani oleh asisten/sekretaris Anda atau mesin penjawab Anda.

• Gunakan voice-mail secara kreatif untuk mengalihkan si penelepon kepada orang lain atau menulis e-mail kepada Anda sebagai gantinya.
• Buatlah catatan mengenai poin-poin penting ketika Anda sedang berbicara melalui telepon. Perjelas hal-hal mengenai keputusan, komitmen, tindakan, tanggung jawab dan waktunya (dibubuhi tanggal dan jam).
• Kirimkan catatan ini melalui faksimile setelah pembicaraan lewat telepon berakhir. Kemudian arsipkan catatan ini bersama dengan korespondensi lainnya yang terkait dengan orang/klien itu.

3. Praktikkan empat hal berikut terkait dengan dokumen-dokumen tertulis: buanglah ke tempat sampah, limpahkan kepada orang lain, kerjakan sendiri, atau putuskan di mana Anda akan menyimpannya.

4. Tata meja Anda, sediakan tempat atau map untuk:

• Surat-surat yang akan dibaca dan dijawab.
• Surat-surat atau dokumen yang akan dikirimkan.
• Menyimpan dokumen-dokumen yang belum yakin akan dibuang atau disimpan. Tinjaulah dokumen-dokumen tersebut sekali sebulan.
• Menyimpan dokumen mengenai tindakan khusus yang harus dikerjakan (per minggu atau bulan).

5. Tamu yang datang tanpa pemberitahuan lebih dulu

• Jangan menerima tamu yang datang tanpa mengadakan janji temu terlebih dulu.
• Lakukan langkah 1–2–3 Anda keluar.
• 1—Lihat jam Anda.
• 2—Mulai mengabaikan
• 3—“Saya akan pergi ke ... Mari saya antar Anda pergi keluar.¨

6. Materi-materi bacaan
a. Sediakan map untuk menyimpan materi-materi bacaan.
b. Potonglah/fotokopilah materi-materi bacaan dan simpan ke dalam map.

7. Saat Anda menunggu
a. Gunakan waktu untuk tugas-tugas kantor sederhana:
- Menulis surat, memo, e-mail
- Menulis draft proposal
- Menelepon relasi
b. Membaca materi-materi bacaan dari map khusus bahan bacaan.

8. Saat bepergian, lakukan hal-hal berikut:
a. Mencari ide.
b. Pikirkan cara merancang proposal, surat, dll.
c. Menelepon untuk memberi instruksi.
d. Pikirkanlah hal-hal yang akan Anda lakukan dan tuliskanlah pada Post-it (potongan kertas berperekat).

9. Buatlah janji temu dengan Anda sendiri.

10. Belajar berkata “tidak”
a. Jangan melakukan pekerjaan orang lain.
b. Jangan menerima lebih banyak pekerjaan daripada yang dapat Anda tangani.
c. Jangan izinkan orang lain berkunjung ke tempat Anda seenaknya.
d. Jangan menghadiri pertemuan-pertemuan yang tidak perlu.